KONFERENCJE

W celu przedstawienia danego zagadnienia pracownikom lub klientom coraz większą popularnością cieszą się konferencje. Rodzaje tych wydarzeń mogą być rozmaite. Wyróżniamy konferencje prasowe organizowane w celu przekazania mediom jakiejś informacji lub też zdementowania krążących pogłosek; naukowe, realizowane zwykle po ukończeniu przeprowadzania jakichś badań, by przedstawić ich wyniki czy biznesowe zwane też branżowymi – skupiające pracowników zajmujących się tą samą gałęzią przemysłu, a nierzadko skoncentrowanych wokół jednego przedsiębiorstwa i zwoływane celem omówienia najważniejszych dla danej dziedziny zagadnień. Wydarzenia tego rodzaju zazwyczaj wywołują dużo większe zainteresowanie niż sympozja i typowe szkolenia.

Przebieg konferencji przeważnie jest zazwyczaj podobny (ale nigdy taki sam!) – składają się na nie prezentacje i pokazy (np. rezultatów ważnych testów), a także seria panelowych dyskusji na dany temat, jak również bardzo często warsztaty, czyli przygotowywane dla uczestników konferencji ćwiczenia, mające na celu zapoznanie ich z innowacyjnymi (lub nie najnowszymi, lecz bardzo istotnymi i ciągle aktualnymi) technikami wykorzystywanymi w konkretnym przemyśle.

Realizacja wydarzeń tego rodzaju to niezwykle trudne pod względem logistycznym przedsięwzięcie. Dzieje się tak dlatego, że organizator konferencji ma obowiązek zarezerwowania obiektu, w którym odbędzie się event, a przedtem dokładnego sprawdzenia, czy jest on odpowiedni. Należy upewnić się, iż gmach posiada wystarczającą ilość sal o potrzebnych rozmiarach (często przydaje się też ich dodatkowa funkcja – możliwość wydzielenia z nich niewielkich powierzchni przeznaczonych do pracy w mniejszych grupach), jak również skontrolować liczbę miejsc parkingowych dostępnych dla przyjeżdżających samochodami gości konferencji i dojazd przydatny osobom korzystającym z transportu miejskiego albo lotniczego. Wybranie dogodnej lokalizacji stało się szczególnie trudne, teraz gdy konferencje coraz rzadziej odbywają się w typowych biurowych wnętrzach, zastępowanych przez niestandardowe miejsca dające wiele okazji do kontynuowania biznesowych rozmów po zakończeniu części oficjalnej.

Dodatkowo, na organizatora konferencji spada też odpowiedzialność za zapewnienie:

• nagłośnienia dostosowanego do publiki i miejsca eventu,
• oświetlenia, które zaskoczy zgromadzonych, podkreśli rangę i motyw spotkania,
• odpowiedniej projekcji prezentowanych treści, czyli wybranie odpowiedniej jakości i wymiarów ekranów i projektorów tak, aby goście z ostatnich rzędów również mieli dobry widok na prezentacje.

Organizacja konferencji Wrocław

Bookując kompleks, w jakim odbędzie się event, warto zdobyć pewność, że ma on niezachwiany dostęp do nowoczesnych technologii – np. Wi-Fi, które przydają się podczas takich wydarzeń lub czy chociaż owo centrum oferuje możliwość podłączenia rzutników i czy są one na wyposażeniu gmachu. Jeśli korzysta się z udostępnianych projektorów – należy sprawdzić ich nagłośnienie i parametry techniczne. Ponadto ten, kto przygotowuje konferencję, powinien zagwarantować gościom rozrywki, jakim będą oni mogli się poświęcać w przerwach od zajęć.

Kolejna trudność związana z organizacją konferencji dotyczy jej promocji. Przygotowanie materiałów reklamowych i opracowanie sposobów dotarcia do jak największej liczby potencjalnych zainteresowanych nie są łatwym zadaniem. Tak samo, jak odpowiedni branding klienta już na wydarzeniu – przygotowanie welcomepacków, oznaczenie poszczególnych stref i wybranie odpowiednich gadżetów upominków musi być odpowiednio przemyślane.

Agencja eventowa Fox Events we Wrocławiu zdejmuje z osób, chcących zorganizować konferencję brzemię z tym związane, albowiem jest to jedna z oferowanych przez nas usług. Swoim klientom oferujemy m.in. pomoc w stworzeniu multimedialnych prezentacji, które będą oni mogli wykorzystać w toku swoich demonstracji. Generujemy również filmy i animacje pokazywane z użyciem technologii 3D, a także dobieramy i zapewniamy odpowiednią technikę oraz logistykę wydarzenia.

Niejednokrotnie wspieramy również tych, którzy nas wynajmą w zakresie „wypełniania” konferencji. Zapraszamy na nie gości i dbamy o udział ciekawych mówców, z którymi współpracujemy od lat.

Obsługa konferencji we Wrocławiu i okolicach

Oprócz tego uczestnikom konferencji zapewniamy wiele atrakcji pozwalających im „odsapnąć” między wykładami.

Posiadane przez nas zaplecze techniczne (wykorzystujemy m.in. ekrany LED i diodowe, profesjonalne nagłośnienie, jak i  oświetlenie) pozwala nam na filmowanie wydarzeń oraz prowadzenie transmisji na żywo z tych spotkań.

Na uwagę bez wątpienia zasługuje fakt, iż każdą konferencję – podobnie jak wszystkie organizowane ceremonie, dostosowujemy do indywidualnych preferencji klienta – wybieramy oryginalną muzykę, dopasowujemy rozwiązania technologiczne etc.

I wiele innych… Chcesz przekonać się co może przygotować dla Ciebie? Skontaktuj się z nami!