Organizacja eventów online

Jako agencja eventowa zawsze staramy się być na czasie ze wszystkimi trendami i nowościami. Świat eventów zmienia się dziś szybciej niż kiedykolwiek, a wydarzenia online i hybrydowe na stałe weszły do standardowego repertuaru komunikacji firm z pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi. Dlatego z dumą przedstawiamy naszą rozbudowaną ofertę organizacji eventów online oraz technicznej obsługi imprez.
Konferencja, kongres, a może koncert? Dla nas to nie problem – współpracujemy z najlepszymi studiami w całej Polsce, aby dostarczyć Państwu wszelkiego rodzaju rozwiązania do realizacji transmisji online. Pomożemy również z przygotowaniem scenariusza, dopracowaniem grafik oraz animacji.

KOMPLEKSOWA OBSŁUGA TECHNICZNA EVENTÓW ONLINE

Spieszymy z ofertą organizacji eventów internetowych. Praca zdalna i hybrydowy model współpracy są dziś codziennością dla wielu firm, podobnie jak spotkania biznesowe, szkolenia i wydarzenia firmowe odbywające się w wersji online. Konferencje, kongresy, warsztaty, webinary i inne tego typu wydarzenia z powodzeniem można zorganizować zdalnie, dlatego warto zaufać naszym specjalistom od obsługi technicznej eventów.Posiadamy nowoczesny sprzęt umożliwiający nam realizację zadań, z pozoru mogących wydawać się niemożliwymi. W studio czeka:

  • ekran diodowy,
  • system audio,
  • oświetlenie eventowe,
  • technicy i realizatorzy gotowi do pracy

Profesjonalne studio do streamingu konferencji online

Nasza wieloletnia działalność wiąże się z pozyskaniem kontaktów i dbałością o ich utrzymanie na przestrzeni lat. Cenimy kooperację z liderami w swoich branżach. Dzięki współpracy z wieloma studiami na terenie całego kraju możemy zaoferować przestrzeń do eventów online dla firm, które zlokalizowane jest najbliżej Państwa, jak to tylko możliwe.

Jeśli nie macie Państwo pomysłu na oprawę transmisji przez Internet, z chęcią doradzimy lub zajmiemy się programem wydarzenia. Nasi technicy gotowi są pomóc w każdej sprawie. Potrzebują Państwo pomocy w zakresie animacji lub grafiki? Jesteśmy do dyspozycji. Z naszą agencją eventową można stworzyć niezapomnianą atmosferę wydarzenia w otoczeniu profesjonalnym, nowoczesnym i niezawodnym.

Team building i wydarzenia firmowe online

Wiemy, jak bardzo w przypadku home office brakuje wspólnych weekendów w gronie kolegów z pracy, dlatego proponujemy team building realizowany w postaci transmisji internetowych, aby każdy z Państwa, w zaciszu domowego gabinetu mógł pobyć ze współpracownikami i utrwalić swoją rolę w zespole. Jesteśmy po to, aby zorganizować dla Państwa zespołu niezapomniane wydarzenie online, a także obsługę techniczną imprezy. Wykonujcie zadania i cieszcie się swoją obecnością, nie fizycznie, a mentalnie. Współdziałajcie i twórzcie wielkie rzeczy, a my pomożemy Państwu zorganizować wydarzenie perfekcyjnie, niezawodnie i z pomysłem.

Galeria

    • Masz pytania ?

    SKONTAKTUJ SIĘ

    Kompleksowa organizacja integracji online

    Praca zdalna i hybrydowy model zatrudnienia na stałe zagościły w wielu firmach. Dla części pracowników to ogromne udogodnienie i szansa na lepsze godzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym, z drugiej strony długofalowe funkcjonowanie w takim trybie potrafi prowadzić do izolacji i stopniowej dezintegracji zespołu. Coraz rzadsze spotkania przy kawie, brak codziennych rozmów „po godzinach” i ograniczone interakcje między działami sprawiają, że utrzymanie relacji w rozproszonym zespole wymaga świadomych działań ze strony pracodawcy. I właśnie w tej roli najlepiej się odnajdujemy – przygotowaliśmy szereg gier i zabaw integracyjnych, w których pracownicy mogą wziąć udział, z własnego domu lub biura, bez konieczności organizowania wyjazdu. To sprawdzone formaty wirtualnych eventów i spotkań online, które realnie podnoszą zaangażowanie i pomagają odbudować więzi w zespole. Co dla Was przygotowaliśmy?

    • quizy, teleturnieje, czy też aplikacje z grami, które zabawią cały zespół,
    • internetowy CSR,
    • gotowanie online,
    • zabawy dla najmłodszych – ty zajmij się pracą my zajmiemy Twoje pociechy,
    • wspólny seans filmów online (z dostawą pakietu filmowego pod drzwi domu),
    • wyzwania sportowe,
    • i wiele wiele więcej!

    Chcesz się przekonać? Pobierz naszą ofertę
    … lub skontaktuj się z nami.

    FAQ – Najczęściej zadawane pytania o organizację eventu online

    Event online to wydarzenie (konferencje online, kongresy, webinary, szkolenia online czy integracje) realizowane za pośrednictwem Internetu, z transmisją do uczestników zalogowanych na dedykowanej platformie. Różnica względem formatu stacjonarnego polega przede wszystkim na tym, że uczestnicy nie spotykają się fizycznie, a cała interakcja odbywa się poprzez streaming, czat, ankiety, pokoje tematyczne i narzędzia do networkingu.

    Proces organizacji eventu online łączy w sobie elementy produkcji telewizyjnej i klasycznego event managementu: obejmuje wybór odpowiedniej platformy, przygotowanie scenografii, zapewnienie prelegentów, nadzór nad jakością obrazu i dźwięku, komunikację z uczestnikami, zarządzanie dostępami oraz czuwanie nad bezpieczeństwem danych podczas całej transmisji. To odrębny, pełnoprawny format, który sprawdza się wszędzie tam, gdzie ważna jest dostępność wydarzenia dla osób z różnych lokalizacji, precyzyjne dane o zaangażowaniu oraz możliwość wielokrotnego wykorzystywania nagranego materiału w komunikacji firmy po zakończeniu eventu.

    Decyzja o formacie zawsze zależy od charakteru projektu, grupy docelowej i celów komunikacyjnych. Wydarzenie online sprawdzi się szczególnie wtedy, gdy:

    • uczestnicy są rozproszeni geograficznie,
    • zależy Państwu na dotarciu do szerokiej, również międzynarodowej publiczności, bez barier logistycznych,
    • kluczowe są precyzyjne dane o frekwencji, czasie uczestnictwa i zaangażowaniu uczestników,
    • ważne jest tempo realizacji oraz spójne przekazanie tych samych treści bardzo dużej grupie odbiorców jednocześnie,
    • chcą Państwo wielokrotnie wykorzystywać nagrany materiał w komunikacji firmy po zakończeniu eventu,
    • istotny jest krótszy czas przygotowań, bez klasycznej logistyki wyjazdowej, takiej jak rezerwacja sali, noclegi i transport prelegentów.

    Każdy projekt analizujemy indywidualnie i rekomendujemy format (online, stacjonarny lub hybrydowy) najlepiej dopasowany do celów biznesowych i charakteru marki.

    Dobrze zaplanowany event online przynosi firmie szereg wymiernych korzyści: marketingowych, sprzedażowych, wizerunkowych oraz w obszarze komunikacji wewnętrznej. Do najważniejszych należą:

    • szeroki zasięg – event online pozwala dotrzeć do uczestników w całej Polsce i za granicą,
    • sprawna logistyka i optymalizacja kosztów – bez rezerwacji sali, noclegów i transportu prelegentów, zespół projektowy skupia się na jakości produkcji oraz komunikacji z uczestnikami,
    • precyzyjne dane o uczestnictwie – frekwencja, czas interakcji i poziom zaangażowania w jednym raporcie,
    • budowanie pozycji eksperta – profesjonalna konferencja online lub webinary wzmacniają autorytet marki, zwłaszcza gdy nagranie trafia później do sieci,
    • wielokrotne wykorzystanie treści – nagranie z konferencji, kongresu, szkolenia online czy prezentacji produktów można zmontować w shorty, podcasty i artykuły,
    • integracja z CRM i marketing automation – dane z rejestracji i interakcji zasilają lejek sprzedażowy,
    • większe zaangażowanie – ankiety, głosowania, moderowane czaty i grywalizacja wciągają widza w wydarzenie,
    • budowanie trwałych więzi – cykliczne spotkania online i realizacja wirtualnych eventów wspierają długofalową współpracę z odbiorcami, partnerami biznesowymi oraz rozproszonymi zespołami w firmie,
    • bezpieczeństwo danych – profesjonalne platformy eventowe zapewniają szyfrowaną transmisję, kontrolę dostępów i prywatność użytkowników (zgodność z RODO).

    Dobrze przygotowany event online przynosi efekty jeszcze długo po zakończeniu transmisji. Kompleksowa organizacja wydarzeń online, oparta na doświadczeniu agencji eventowej i współpracy z zaufanymi dostawcami nowoczesnych technologii, przekłada się na wymierne wyniki biznesowe i długofalową wartość dla marki.

    Tak, pod warunkiem, że jest dobrze zaprojektowany. Prosty quiz online czy zwykła wideorozmowa nie zbudują relacji, ale rozbudowany scenariusz team buildingowy z prowadzącym, rywalizacją zespołową, wspólnym zadaniem kreatywnym i elementami grywalizacji już tak. Nasze integracje online są skonstruowane tak, żeby członkowie zespołu wchodzili w naturalne interakcje, śmiali się razem i wspólnie coś tworzyli. Warto pamiętać, że dobrze zorganizowane eventy online nie zastępują spotkań twarzą w twarz, ale świetnie je uzupełniają.

    Nie zawsze – wszystko zależy od skali i charakteru projektu. Część eventów online z powodzeniem przeprowadzimy z sali konferencyjnej w biurze klienta. Wystarczy dobrze zaprojektowana scenografia, profesjonalne oświetlenie, właściwe ustawienie kamer oraz stabilne zaplecze techniczne. Dzięki temu całość wygląda spójnie z wizerunkiem marki. Przy większych realizacjach dedykowane studio do konferencji online daje jednak szersze możliwości produkcyjne: wielokamerową rejestrację, ekrany diodowe, rozbudowaną scenografię oraz pełną obsługę realizatorską. Jakość obrazu i dźwięku utrzymujemy wtedy na poziomie telewizyjnym.

    Każdy projekt analizujemy indywidualnie. Współpracujemy ze sprawdzonymi zapleczami produkcyjnymi w całej Polsce, a eventy online realizujemy również w lokalizacji wskazanej przez zamawiającą firmę. Rozwiązania dobieramy do skali wydarzenia, charakteru marki i oczekiwanego efektu.

    Profesjonalny event online wymaga sprzętu i nowoczesnych technologii zapewniających stabilny przekaz w czasie rzeczywistym. Standardowy zestaw obejmuje:

    • zaaranżowane studio lub obiekt z pełnym zapleczem realizatorskim, czyli oświetlenie eventowe, ekrany LED, scenografię, kilka kamer oraz mikser wizji,
    • sprzęt dźwiękowy: mikrofony, mikser audio, odsłuchy dla prowadzących i wytłumienie akustyczne pomieszczenia,
    • stabilne połączenie internetowe, najlepiej łącze światłowodowe z zapasowym połączeniem LTE/5G, aby uniknąć problemów w trakcie transmisji,
    • wybór odpowiedniej platformy eventowej, streamingowej, webinarowej lub dedykowanej, dopasowanej do skali i charakteru projektu,
    • oprogramowanie do streamingu umożliwiające obsługę grafik i plansz,
    • narzędzia interaktywne, czyli ankiety, głosowania, Q&A, moderowany czat, grywalizacja i sesje networkingowe,
    • system rejestracji uczestników i bezpieczeństwa danych z szyfrowanymi dostępami oraz zgodnością z RODO.

    Ważnym aspektem jest też zespół, który potrafi wszystko to ze sobą zgrać: producent, realizator wizji i dźwięku, operator platformy, moderator czatu. W praktyce nie muszą Państwo martwić się o żaden z tych elementów. Zlecając event online Fox Events, bierzemy na siebie cały sprzęt, technologię, zespół i spójną oprawę wizualną. Na co dzień realizujemy wydarzenia online we współpracy ze sprawdzonymi studiami w całej Polsce, pracujemy na uznanych platformach streamingowych i webinarowych oraz profesjonalnym oprogramowaniu do miksowania obrazu.

    Organizacja wydarzeń online to projekt merytoryczny, często z udziałem prelegentów, panelistów i sponsorów, dlatego każdy scenariusz opieramy na precyzyjnym planowaniu i dopasowaniu formatu do branży. Udane wydarzenie online wymaga odejścia od biernego nadawania treści na rzecz interaktywnych doświadczeń. Oto, co obejmuje u nas organizacja konferencji online:

    • definiujemy cel, budżet oraz grupę docelową, zbieramy informacje o indywidualnych potrzebach użytkowników, aby treści dostosowane były do tematyki i poziomu wiedzy uczestników,
    • wybieramy rozwiązania (platformy) umożliwiające prowadzenie równoległych ścieżek tematycznych oraz warsztatów, które oferujemy profesjonalistom z danej dziedziny,
    • dbamy o interaktywność, oferując głosowania, ankiety na żywo, moderowane sesje Q&A oraz elementy grywalizacji (punkty, nagrody). Prezentacje planujemy w blokach 30–45 minut, aby uniknąć zmęczenia ekranowego,
    • przygotowujemy dedykowane strefy wirtualne, materiały brandingowe i inne formy ekspozycji sponsorów podczas wydarzenia,
    • zapewniamy kompleksowe wsparcie techniczne i moderację: zespół produkcyjny czuwa nad streamingiem w czasie rzeczywistym, jakością obrazu i dźwięku, stabilnym połączeniem internetowym oraz rejestracją uczestnictwa.

    Dzięki takiemu podejściu wydarzenie online buduje pozycję eksperta w branży, pozwala dotrzeć do szerokiego grona profesjonalistów i daje atrakcyjną przestrzeń również sponsorom.

    Tak. Hybrydowa organizacja wydarzeń to obecnie jeden z najczęstszych formatów, który pozwala dotrzeć do szerszej grupy odbiorców bez rezygnacji z atmosfery spotkania na żywo. Część uczestników jest w sali konferencyjnej, część dołącza online, a scenariusz jest tak zaprojektowany, żeby obie grupy czuły się pełnoprawnymi gośćmi. Zapewniamy pełną obsługę techniczną, w tym streaming z sali, moderację czatu i narzędzia umożliwiające interakcję między uczestnikami offline i online.

    Zdecydowanie tak i rekomendujemy to Państwu w każdym projekcie. Nagranie eventu mogą Państwo wykorzystać do działań content marketingowych: skrócić je do krótkich klipów publikowanych w sieciach społecznościowych, udostępnić pełną wersję na zamkniętym kanale dla zespołu, przygotować fragmenty w formacie on demand lub użyć wybranych wypowiedzi, aby wyświetlać reklamy targetowane na grupę zainteresowaną tematem. Takie podejście do wykorzystywania materiałów otwiera nowe możliwości dla długofalowej promocji. Dobrze zaplanowane wydarzenia online żyją w sieci znacznie dłużej niż jeden dzień transmisji i konsekwentnie budują zainteresowanie marką.

    Zdecydowanie tak i rekomendujemy to Państwu w każdym projekcie. Nagranie eventu mogą Państwo wykorzystać do działań content marketingowych: skrócić je do krótkich klipów publikowanych w sieciach społecznościowych, udostępnić pełną wersję na zamkniętym kanale dla zespołu, przygotować fragmenty w formacie on demand lub użyć wybranych wypowiedzi, aby wyświetlać reklamy targetowane na grupę zainteresowaną tematem. Takie podejście do wykorzystywania materiałów otwiera nowe możliwości dla długofalowej promocji. Dobrze zaplanowane wydarzenia online żyją w sieci znacznie dłużej niż jeden dzień transmisji i konsekwentnie budują zainteresowanie marką.