Międzynarodowa konferencja ENERGY TECH SUMMIT

Energy Tech Summit: Organizacja międzynarodowej konferencji hybrydowej

W zeszłym roku mieliśmy przyjemność organizować hybrydową międzynarodową konferencję Energy Tech Summit. Była to trzydniowa konferencja odbywająca się w hotelu Sofitel w Warszawie. 

3 dni, 3 sceny, ponad 300 prelegentów
(w tym około 100 zdalnie)

Zadaniem Agencji Fox Events podczas realizacji wydarzenia było:

Zabezpieczenie techniki eventowej na każdej z trzech scen tj.:

• zabezpieczenie odpowiedniej sceny odpowiedniej do ilości występujących osób, 

• oświetlenie sceny jak i sal konferencyjnych, 

• nagłośnienie odpowiednie do publiczności i przestrzeni. 

Jak wyglądała organizacja międzynarodowej konferencji Energy Tech Summit?

Kluczowe w organizacji tego spotkania było umożliwienie połączeń hybrydowych – nasi reżyserzy scen do ostatniej chwili nie wiedzieli, ile osób wystąpi off-line, a ile on-line. Dlatego ważne było przygotowanie na każdą ewentualność i odpowiednie przećwiczenie tego i omówienie na próbach. 

Do tego oczywiście przygotowaliśmy nawigację, aby każdy z gości konferencji mógł odnaleźć się w przestrzeni hotelu, a także zadbaliśmy o odpowiedni branding klienta, aby wszyscy wiedzieli, kto jest organizatorem konferencji.

Takie wydarzenie nie może odbyć się bez dedykowanej recepcji – zarejestrowani goście mogli podejść pokazując QR kod, a po chwili w naszym systemie już pojawiała się informacja, że dany uczestnik pojawił się na evencie. Dzięki temu klient miał cały czas podgląd w to, ile osób już przybyło na wydarzenie. 

Organizacja wieczorów integrujących podczas konferencji

Poza tym agencja odpowiedzialna była za przygotowanie dwóch różnych wieczorów integrujących. 

Pierwszy z nich odbył się w hotelu Sofitel – na gości czekał show w postaci występu skrzypaczki, stacja live cooking z użyciem ciekłego azotu oraz muzka z DJem. 

Drugiego dnia zabraliśmy gości VIP do wspaniałej przestrzeni – Skyfall Warsaw – to jedna z najbardziej prestiżowych lokalizacji na mapie Polski, a do tego posiada jedyną w Europie ruchomą platformę widokową! 

W tej niesamowitej scenerii przygotowaliśmy rozdanie nagród za najlepsze wystąpienia na konferencji, a cały wieczór uświetnił występ utalentowanej Natalii Capelik-Miuanga. 

Mimo ogromu pracy w bardzo krótkim czasie agencji udało się zorganizować całość wydarzenia bez najmniejszych problemów. A zadowolenie klienta z całości konferencji przełożyła się na kolejne zlecenia.