Roadshow SoftServe – Mobilna konferencja w pięciu miastach

Roadshow SoftServe – Mobilna konferencja w pięciu miastach

Wyzwania
Organizacja cyklu plenerowych konferencji dla SoftServe, które miały odbyć się w pięciu miastach Polski w ciągu zaledwie dwóch tygodni, stanowiła logistyczne i techniczne wyzwanie. Celem było stworzenie przestrzeni konferencyjnej, która będzie zarówno profesjonalna, jak i przyciągająca dla młodej publiczności, w tym studentów i specjalistów z branży IT. Zmienność warunków pogodowych oraz konieczność szybkiego przemieszczania się między lokalizacjami dodatkowo podnosiły poziom trudności projektu.

Pomysł na rozwiązanie
Postawiono na mobilne i elastyczne rozwiązania, które umożliwiły dostosowanie każdej lokalizacji do wymogów konferencji. Centralnym punktem każdego wydarzenia był namiot konferencyjny wyposażony w ekran diodowy o wysokiej rozdzielczości, który stanowił główny element scenografii. Ekran służył nie tylko do wyświetlania prezentacji i materiałów multimedialnych, ale również jako tło dla dynamicznych animacji i wizualizacji, które podkreślały nowoczesny charakter wydarzenia. Wprowadzono także elementy scenograficzne, takie jak futurystyczne podświetlane instalacje, nowoczesne meble w strefie chillout oraz branding SoftServe widoczny na każdym kroku.

Realizacja
Każda lokalizacja była przygotowywana z dbałością o detale, aby zapewnić spójne i imponujące doświadczenie dla uczestników. Namiot konferencyjny został wyposażony w zaawansowany system audiowizualny – ekran diodowy o powierzchni dostosowanej do wielkości przestrzeni, nagłośnienie zapewniające wysoką jakość dźwięku nawet w trudnych warunkach zewnętrznych oraz oświetlenie LED, które wprowadzało spójny, nowoczesny klimat.

Elementy scenograficzne obejmowały strefy interaktywne, takie jak Double-Decker – piętrowy autobus, który pełnił rolę mobilnego centrum networkingowego i strefy chillout. W jego wnętrzu znalazły się miejsca do rozmów i relaksu, a na zewnątrz stworzono przestrzeń warsztatową. Dodatkowo, obszar wokół namiotu został ozdobiony futurystycznymi konstrukcjami i podświetlanymi instalacjami, które nadawały całości technologicznego charakteru. Każda lokalizacja była także dostosowana do specyficznych warunków terenowych, co wymagało precyzyjnego planowania i szybkiego działania zespołu technicznego.

Wyjątkowym elementem realizacji był sposób wykorzystania ekranu diodowego. Oprócz wyświetlania prezentacji, stanowił on dynamiczny element wizualny – w czasie przerw emitowano animacje związane z marką SoftServe, które wzbogacano o interaktywne elementy zapraszające uczestników do udziału w warsztatach i dyskusjach. System nagłośnienia został zaprojektowany w sposób umożliwiający płynne przejścia między wystąpieniami i warsztatami, a oświetlenie LED podkreślało kluczowe punkty programu.

Efekt
Roadshow okazał się wielowymiarowym sukcesem – każda lokalizacja przyciągnęła tłumy młodych talentów, które z entuzjazmem uczestniczyły w przygotowanych aktywnościach. Technologiczne rozwiązania, takie jak ekran diodowy i innowacyjna scenografia, zostały szczególnie docenione przez uczestników oraz organizatorów lokalnych. Klient wyraził pełne zadowolenie z profesjonalizmu i kreatywności naszej agencji, co zaowocowało planami na realizację kolejnych edycji wydarzenia.